Obchodní korporace KXN CZ, s.r.o. zpracovává osobní údaje vždy v souladu s platnými právními předpisy, tj. se zákonem č. 101/2000 Sb. (z. o ochraně osobních údajů) (dále jen „Zákon“) v platném a účinném znění a s účinností ode dne 25. května 2018 také v souladu s Nařízením EU 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, také pod zkratkou GDPR).

Níže si Vás dovolujeme informovat o důležitých informacích v souvislosti se zpracováním osobních údajů, které nám v souvislosti s využitím našich služeb poskytnete.

1. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

KXN CZ, s.r.o. (také jen KXN), telefon: 495 499 199, e-mail: kxn@kxn.cz, webová stránka: www.kxn.cz, sídlo: Říčařova 611/30, Plotiště nad Labem, 503 01 Hradec Králové, IČO: 28784111, DIČ: CZ28784111
O správu a zpracování osobních údajů v KXN se stará Novotný Luboš, kontakt: 775 020 246. V případě jakýchkoliv dotazů týkající se oblasti osobních údajů můžete tuto osobu kontaktovat a všechny dotazy Vám zodpoví. Nejedná se o jmenovaného Pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť KXN nemá stanovenou povinnost pověřence jmenovat.

2. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

KXN zpracovává osobní údaje poskytnuté mu Vámi prostřednictvím formuláře pro zadání poptávky (webové stránky www.kxn.cz) nebo jinou cestou, např. telefonicky, písemně a to především na základě poptávek, objednávek zboží či služeb klienta u KXN. Zpracovávané osobní údaje zahrnují identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo apod.), kontaktní údaje (bydliště, telefon, email, číslo účtu, IP adresa apod.), údaje o tom, které naše produkty či služby jsme Vám poskytli či poskytujeme, obrazový a zvukový záznam z kamerových systému nacházejících se v našem sídle případně zvukový záznam telefonátu, vzájemnou emailovou či písemnou komunikaci. Osobní údaje citlivé resp. osobní údaje zvláštní kategorie nezpracováváme.

3. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje jsou zpracovávány bez souhlasu klientů za účelem jednání o smlouvě na základě objednávky či poptávky klienta v souladu s předmětem činnosti KXN, plnění povinností ze smlouvy nebo za účelem plnění povinnosti, které KXN ukládá zákon (např. povinnosti související s vedením účetnictví) a dále za účelem zajištění bezpečnosti provozu a předcházení škodám a ochraně svých práv a právem chráněných zájmů (zejména obrazový a zvukový záznam z kamer umístěných v sídle KXN za účelem ochrany majetku) pro analýzy a vyhodnocování rizik zejména zajištění bezpečnosti zdraví a majetku klienta v prostorech areálu kanceláří a dílen KXN v sídle KXN).

V rámci výše uvedených účelů zpracování tak bude ke zpracování osobních údajů docházet zejména:
1. při identifikaci klienta dle a v rozsahu jím poskytnutých údajů tak, aby byla řádně vyřízena jeho poptávka a dále případně i objednávka služeb poskytovaných KXN
2. pro komunikaci s klientem
3. při sledování dění v prostorech sídla KXN za účelem ochrany bezpečnosti, zdraví a majetku klientů, a to na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, který klient udělil KXN při vstupu do prostor sídla KXN a při zadání poptávky na webových stránkách KXN, případně pokud zákonný zástupce udělil tento souhlas v zastoupení nezletilého, a dále
4. v souvislosti s plněním právních povinností KXN, jak jsou či budou stanoveny právními předpisy České republiky a EU, nebo
5. pokud to bude nezbytné k ochraně práv a právních nároků klienta (dle Zákona), nebo pro účely oprávněných zájmů klienta nebo jiných osob (dle Nařízení); oprávněnými zájmy dle Nařízení mohou být zejména případy ochrany práv a právních nároků klienta.

V některých případech mohou být některé osobní údaje využity k veřejné prezentaci a marketingové činnosti KXN vůči veřejnosti prostřednictvím webových stránek či za účelem zasílání novinek či automatických upozornění emailem. Takto však budou osobní údaje využity pouze, pokud k tomu v konkrétním případě udělíte zvláštní předchozí souhlas s využitím pro tyto účely.

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme osobní údaje, jež jste nám poskytli v souvislosti s jednáním o uzavření smlouvy (především na základě vyplnění poptávkového formuláře na webových stránkách KXN, obrazové a zvukové záznamy z kamer umístěných v prostorech sídla KXN), nebo údaje, které jste nám následně poskytli pro účely plnění našich povinností ze smlouvy či právních předpisů, údaje dostupné z veřejných rejstříků (např. katastr nemovitostí, obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík, živnostenský rejstřík apod.) a údaje, které KXN získala od státních úřadů. Na základě Vašeho případného zvláštního souhlasu můžeme používat také další údaj získané např. z internetových prohlížečů, průzkumů spokojenosti či testování.

5. POVINNOST K POSKYTNUTÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Poskytnutí osobních údajů je stejně jako uzavření smlouvy s KXN dobrovolné. Některé údaje jsou však nezbytné pro splnění povinnosti KXN plynoucí pro něho z právních předpisů nebo z uzavřené smlouvy a bez některých údajů není KXN schopno službu poskytnout a to i s ohledem na nezbytnou identifikaci klienta v souvislosti s plněním povinností ze smlouvy (směřování plnění, platební povinnost, kontaktní údaje pro účely domluvení podrobností při plnění smlouvy, uplatnění a vyřízení práv z vad apod.)

6. PRÁVA KLIENTA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Subjektům osobních údajů, jejichž osobní údaje KXN zpracovává, přiznává Zákon a Nařízení řadu práv a KXN si tímto dovoluje své klienty o jejich právech řádně informovat.

1. Pokud je zpracovávání osobních údajů založena na zvláštním souhlasu klienta, pak poskytnutí tohoto souhlasu je vždy dobrovolné a klient má právo svůj souhlas kdykoli odvolat, a to zcela nebo i částečně. Souhlas lze odvolat prostřednictvím formuláře „ Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů“ dostupného na webových stránkách KXN (tj. způsobem, jakým byl původně udělen), nebo také písemným oznámením zaslaným na adresu sídla KXN nebo na jeho e-mailovou adresu, jak jsou uvedeny výše. Ode dne, kdy je odvolání souhlasu oznámeno KXN, může KXN zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu, jakému svědčí jiný právní důvod zpracování, tj. zejména při plnění svých právních povinností nebo pro účely ochrany práv a právních nároků klienta.
2. Právo na přístup k osobním údajům dle § 12 Zákona a Nařízení: Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, je mu KXN povinen tuto informaci (obsahující vždy informace dle § 12 odst. 2 Zákona) bez zbytečného odkladu předat. Subjekt údajů má právo získat od KXN potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud tomu tak je, má právo získat přístup k těmto osobním údajům.
3. Každý subjekt, který zjistí nebo se domnívá, že Správce provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může subjekt požádat Správce nebo zpracovatele o vysvětlení nebo požadovat, aby Správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav (zejména blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací osobních údajů).
Dle Nařízení má subjekt údajů dále zejména tato práva:
a) Právo na opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování: Máte právo požádat KXN o opravu nebo doplnění nesprávných, resp. neúplných osobních údajů, požádat o výmaz osobních údajů, pokud odpadl nebo není dán důvod pro jejich zpracování, případně požádat o omezení zpracování osobních údajů v souvislosti s řešením okolností zpracování osobních údajů u KXN
b) Právo vznést námitku: Máte právo kdykoli vznést u KXN námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných pro účely oprávněných zájmů KXN nebo jiných osob (dle Nařízení); oprávněnými zájmy dle Nařízení mohou být zejména případy ochrany práv a právních nároků. Každou podanou námitku KXN řádně vyhodnotí a o výsledku balančního testu Vás budeme informovat
c) Právo na přenositelnost údajů: Máte právo (za podmínek stanovených v Nařízení) právo získat své osobní údaje od KXN a předat je jinému správci osobních údajů.
d) Právo podat stížnost u dozorového úřadu: Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracováním osobních údajů bylo porušeno Nařízení či Zákon. Tímto dozorovým úřadem je pro subjekty osobních údajů s bydlištěm v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

7. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ JINÝM OSOBÁM

Osobní údaje zpravidla zpracovává přímo KXN, a to v písemné a elektronické formě. Osobní údaje mohou pro KXN takto zpracovávat také další subjekty v postavení tzv. zpracovatelů, se kterými Správce uzavře smlouvu o zpracování osobních údajů, která bude takového zpracovatele zavazovat k zajištění ochrany osobních údajů ve stejné míře, jako zavazují předpisy přímo správce. Údaje mohou být předány i dodavatelům KXN, které pro KXN zajišťují služby jako např. zpracování účetnictví, zajištění IT servisu, subdodávky zboží a služeb (např. dopravce) apod. Seznam zpracovatelů je uložen u správce osobních údajů k nahlédnutí.

KXN dále předává osobní údaje orgánům dohledu a dalším státním orgánům, pokud je tato povinnost stanovena právními předpisy a dále pokud je to nezbytné pro ochranu práv KXN.
Se zvláštní předchozím souhlasem subjektu údajů nebo na jeho příkaz mohou být osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, případně veřejnosti, v souvislosti s veřejnou prezentací a marketingovou činností KXN.

8. OBDOBÍ, PRO KTERÉ SUBJEKT SOUHLASÍ SE ZPRACOVÁVÁNÍM A DOBA ULOŽENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

KXN zpracovává osobní údaje v závislosti na účelu po dobu trvání jakéhokoliv smluvního vztahu (na základě plnění smluvní povinnosti) a dalších let po zániku posledního smluvního vztahu a to z důvodu vyřizování případných reklamací, oprav, úprav apod. a dále z důvodu plnění a doby trvání archivační povinnosti dle příslušných právních předpisů.

Pokud je zpracování osobních údajů založeno pouze na souhlasu subjektu osobních údajů bez následného vzniku smluvního vztahu, (např. souhlas se zpracováním v případě poptávky učiněné klientem na webových stránkách KXN, písemně či elektronicky) na období 10 let.

Souhlas se zpracováním obrazového a zvukového záznamu z kamer umístěných v prostorech společnosti KXN se uděluje na období 6 měsíců od jeho pořízení.

9. ZAJIŠTĚNÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou a elektronickou kontrolou a KXN disponuje odpovídajícími kontrolními mechanismy zajišťujícími odpovídající ochranu zpracovávaných osobních údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, ztrátou, zničením či zneužitím. Veškeré osoby, které s osobními údaji přichází do styku, jsou vázány povinností mlčenlivosti.

10. INFORMOVÁNÍ O ZÁSADÁCH A PRAVIDLECH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Klient je informován o pravidlech zpracování osobních údajů prostřednictvím veřejně přístupných internetových stránek www.kxn.cz, kde jsou pro něho rovněž dostupné vzory pro snadnější uplatnění jeho práv stanovených v Nařízení, případně se může informovat v sídlem KXN.

Vzory pro uplatnění klientských práv:

- Žádost o potvrzení a informaci o zpracování osobních údajů
- Žádost o výmaz/opravu/omezení osobních údajů
- Námitka proti zpracování osobních údajů
- Odvolání souhlasu subjektu osobních údajů se zpracováním osobních údajů